idari ve İşçi Personel Şube Müdürlüğü

        Görevleri:            

• Tüm idari kadroları bütçe kanununa göre kurum ihtiyaçları doğrultusunda belirlemek.
• Tüm İdari personelin atamadan emekliliğe kadar olan tüm özlük işlemlerini sevk ve idare etmek.
• E-Uygulama ve Bütçe uygulama sistemine kadroların üç aylık girişlerini yapmak.
• Yıl içerisinde kullanılacak (Nakil, İlk atama )atama izinli kadroları belirlemek.
• Bilgi edinme ile ilgili gelen talepleri cevaplandırmak.
• Tüm İdari personelin kadro iptal ve ihdas işlemlerini yapmak.
• İdari ve işçi personelin özlük dosyalarını arşivlemek.
• İdari Personelin ve işçilerin rapor, refakat, ücretli ve ücretsiz izin işlemlerini yürütmek.
• İdari ve İşçi personelin soruşturmalarını yürütmek, izlemek, sonuçlandırmak.
• 4/d işçi alım ve ilan sürecini İŞ-KUR ile yürütmek.
• Açık Kapı ve Muhtar Bilgi sisteminin takibini yapmak.
• 375 Sayılı KHK?nın Ek 25. maddesine göre geçici görevlendirme yazışmalarını yapmak.
• Kariyer kapısı üzerinden sözleşmeli personelin alım ve ilanlarını yürütmek.
• Zorunlu istihdam kapsamında personel istihdamına ilişkin işlemleri yapmak.
• KPSS Merkezi alımlarındaki süreci idare etmek
• Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınavı sürecini yürütmek
• Memurlara Muvafakat verilmesine ilişkin usul ve esaslar kapsamında işlemleri yürütmek

 Personel:

Kadro | İstatistik Şube Müdürlüğü

Görevleri:

• Üniversitemiz Personeline ait veri tabanı oluşturmak
• Akademik ve idari personelin atama, terfi, yükselme, izin, dolu kadro değişiklikleri, unvan   değişiklikleri   vb. bütün özlük işlemlerinin personel, YÖKSİS, SGK ve HİTAP sistemlerine   girişlerinin   yapılması
• Girilmesi gereken kadro ve personel özlük bilgilerin YÖK, SGK, HİTAP ve SGK Tescille giriş, çıkış   ve güncelleme işlemlerini yapmak
• Üniversitemizin tüm akademik ve idari personel kadro kayıtlarının tutulması ve güncellenmesi.
• Kadro izinlerinin yoksis üzerinden istenim ve izin işlemlerini yürütmek
• Akademik personelin YÖKSİS sistemine giriş için rol atama ve şifre oluşturmak
• Personelimizin hususi ve görevlendirme pasaportu işlemlerini yürütmek
• Emekli personel kimliklerinin hazırlanması
• Dairemizin WEB sayfasını hazırlanması
• Personellerin hizmet belgelerinin oluşturulması
• Akademik ve İdari personelin her türlü izin işlemlerinin takip ve kontrolü
• Dairemiz iç kontrol faaliyetlerini yürütmek
• Dairemiz Konsolide Risk Raporunu hazırlamak
• Üniversitemiz birimlerinin web sayfalarına, EBYS, BYS gibi üniversitemize ait e-hizmetlere veri   sağlamak
• Akademik ve idari personelin emeklilik işlemleri SGK ve HİTAP sistemi üzerinden online   yapılarak   en kısa sürede sonuca ulaştırılmak. Vb. işlerimiz arasındadır

Personel:

Planlama Eğitim ve Performans Şube Müdürlüğü

        Görevleri:

• Üniversite için norm kadro planlamasının hazırlanması ve yürütülmesi ile ilgili çalışmaları yürütmek
• Üniversite için stratejik insan kaynakları planlaması yapmak
• KTÜ Memur, sözleşmeli ve işçi personel rotasyon yönergesi? kapsamında rotasyon uygulanacak birimleri ve rotasyon başvurularını değerlendirmek, bu konuda yapılacak
• Çalışmaları koordine etmek
• KTÜ insan kaynakları yönergesi kapsamında performans yönetimi sistemi oluşturmak ve takip etmek.
• KTÜ insan kaynakları yönergesinin revize ihtiyacının tespit edilip genel sekreterlik makamına sunmak
• Birimler tarafından hazırlanacak performans göstergeleri için dokümantasyonu sağlamak, değerlendirmek ve raporlamak
• Görevde yükselme unvan değişikliği sınavı ile ilgili süreçleri hazırlamak ve yönetmek.
• Üniversiteden emekli olan personel için, içerisinde emekli kimlik kartı, hizmet belgesi, teşekkür belgesi olan emeklilik dosyasını oluşturup, veda töreni düzenlenmesi
• Üniversitede göreve yeni başlayan idari personeller için oryantasyon eğitim planlaması yapmak ve eğitim faaliyetlerine ilişkin süreci yürütmek.
• Mevcut idari personel oryantasyon el kitabının ve oluşturulacak olan akademik personel el kitabının revize ihtiyacının tespiti ve revize sürecinin koordinasyonunu sağlamak.
• Memur Akademisi mevcut modül (Modül 1) kapsamında; eğitim konusu taleplerinin alınması, değerlendirilmesi, belirli gün ve haftalara ilişkin eğitim planlamasının yapılması ve eğitim dönemi içerisinde kurum ihtiyaçlarına göre bu programını güncellemek. Ayrıca, kurumsal düzeyde hazırlanan akreditasyon, stratejik plan, bütçe, akademik teşvik, tasarruf vb. konuların eğitim planına alınması faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlamak, yönergede belirtilen ilgili komisyona sunmak.
• Memur akademisi eğitim programına uygun olarak kurum içinden veya kurum dışından görev alabilecek eğiticileri belirlemek.
• Memur Akademisi eğitimlerinin Memur Akademisi Yönergesinde belirtilen dönemde başlamasını, eğitim takviminin resmi yazı, web vb. yöntemlerle duyurulmasını sağlamak.
• Memur Akademisi (Modül 1) eğitimlerinin değerlendirilmesi kapsamında geri bildirimlerin alınması ve eğitim programlarının değerlendirme faaliyetlerini yürütmek.
• Memur Akademisi (Modül 1) eğitimlerine katılım sonuçlarının birimler düzeyinde istatistiklerinin tutulması, analiz edilmesi ve birim yöneticileri ile paylaşılmasını temin edip Genel Sekreterlik Makamına sunmak
• Memur akademisi Yönergesi kapsamında eğitim programlarına katılanlar için katılım ve başarı belgelerinin hazırlanmasını ve katılımcılara ulaşmasını sağlamak.
• Her eğitim dönemi sonunda hizmet içi eğitim çalışmaları ile ilgili olarak kapsamlı bir rapor hazırlamak ve bu raporu Genel Sekreterlik Makamına sunmak.
• Aday memurların Temel Eğitim programının hazırlanması, sınav süreçlerinin planlanması ve gerekli duyuruların yapılması hizmetleri yürütmek.
• Memur Akademisi Yönergesinin revize ihtiyacının revize ihtiyacının tespit edilip, Genel Sekreterlik Makamına sunmak.
• Eğitimlerde görev alan eğitmenlere Rektör imzalı teşekkür belgesi vermek için liste oluşturmak takdim için gerekli hazırlıkları yapmak
• Memur Akademisi kapsamında yeni eğitim modülü (Modül 2) analiz çalışması yapmak, eğitim sonunda ölçme ve değerlendirmeler yaparak katılanların başarılarını değerlendirmek.
• İdari personelin mesleki gelişiminin desteklenmesi, yetenek havuzunun oluşturulması ve yöneticilik yetkinliklerinin artırılması amacıyla genel idari hizmetler ve teknik hizmetler sınıfındaki personele yönelik olarak eğitim planlamasının yapılması ve yürütülmesini sağlamak (Modül 2)

Personel:

Personel Ödemeleri Şube Müdürlüğü

Görevleri:

?Üniversite harcama birimlerine ait maaş (kadrolu, sözleşmeli, yabancı uyruklu, doktora sonrası araştırmacı, geçici personeller), ek ders, jüri ödemesi, geçici ve sürekli görev yolluğu ödemeleri, mesai ödemeleri, emekli kesenekleri, muhtasar prim ve hizmet beyannameleri vb. ile ilgili işlemleri yürütmek.

?Yapılan maaş, ek ders, jüri ödemesi, geçici ve sürekli görev yolluğu ödemeleri, mesai ödemeleri, emekli kesenekleri, muhtasar prim ve hizmet beyannamelerine ait kullanılan bilgi sistemlerine (KBS, HYS (MYSV2), DVD (Dijital Vergi Dairesi), e-SGK)  veri girişlerinin ve ilgili ödeme/bildirim süreçlerinin onay ve tamamlanma işlemlerinin yapılması,

?Ek ders ücretleri vergi matrahlarının maaş ödeme matrahlarına yansıtılmasını sağlamaktan, ek ders ve maaş ödeme sürelerinin ayrı zamanlarda sağlıklı yürütülmesini temin etmek üzere, ek ders ücretlerine yönelik ilgili aya ait tahakkuk işlemleri belirlenen sürede (her ayın 6?sına kadar) sonlandırılarak, ödeme belgelerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslimini sağlamak.

?Üniversite Merkezi Yönetim Bütçesinin cari transferler tertibinden Sosyal Güvenlik Kurumuna yapılan  (ek karşılıklar, emekli ikramiyeleri, makam tazminatı ve benzeri) ödemeler ile uluslararası kuruluşlara yapılan ödemeler, personel ödemeleri kapsamındaki ödemeleri (idari görev ödeneği, vekâlet ücretleri, ikinci görev aylığı, teknik personel arazi tazminatları, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 33 ve 35?inci madde kapsamında yurtiçi ve yurtdışında görevlendirilen personel vb.) yapmak.

Personel:

Evrak Servisi

        Görevleri:

• Başkanlığımıza gelen ve giden tüm evrakların  ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlar.
• Evrak ayrımı yapılır ilgili bürolara online dağıtımı sağlanır.
• İmzadan çıkan evrakların ilgili birimlere iç-dış zimmet ve de posta yolu kullanılarak dağılımını sağlamak.

Personel:

Arşiv Servisi

        Görevleri:

• İşlemleri bitmiş ve imzadan çıkmış evrakların kişilerin özlük dosyasına sıralı bir şekilde ulaşmasını sağlamak.
   

Personel: